Glossar · Buchhaltung und Daten

E-Commerce Buchhaltung

E-Commerce Buchhaltung für Shop-, Zahlungs- und Buchhaltungsdaten.

In der E-Commerce Buchhaltung entstehen Umsätze und Zahlungen meist nicht gleichzeitig und auch nicht im selben System. Onlineshop, Marktplatz, Zahlungsanbieter und Bank liefern jeweils eigene Daten zu Bestellungen, Lieferungen, Gebühren, Auszahlungen, Retouren und Rückerstattungen.

Deshalb passt die doppelte Buchhaltung häufig besser zur tatsächlichen Datenstruktur eines Onlinehandels als eine reine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung. Sie ermöglicht es, Erlöse, Zahlungen und Korrekturen getrennt zu erfassen und anschließend nachvollziehbar miteinander abzustimmen.

Auf einen Blick

Besonders sinnvoll für: wachsende Onlineshops, Marktplatz- und Multi-Channel-Händler

Zentrale Datenquellen: Shop, Marketplace, Payment, Bank und Warenwirtschaft

Größter Vorteil: Erlöse, Zahlungen, Gebühren und Retouren bleiben vollständig abstimmbar

Wichtig: Gewinnermittlung und umsatzsteuerliche Ist- oder Sollbesteuerung sind getrennt zu beurteilen

Die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung folgt dem Zahlungsfluss

Bei der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung wird der Gewinn grundsätzlich nach dem Zufluss- und Abflussprinzip ermittelt. Eine Betriebseinnahme wird daher im Regelfall erfasst, wenn das Geld eingegangen ist. Eine Betriebsausgabe wird berücksichtigt, wenn die Zahlung erfolgt ist.

Für kleinere Unternehmen mit wenigen Geschäftsvorfällen kann das eine einfache und zweckmäßige Form der Gewinnermittlung sein. Im E-Commerce bildet der reine Zahlungsfluss die betrieblichen Vorgänge jedoch häufig nicht vollständig ab.

Zwischen einer Bestellung und dem Eingang auf dem Bankkonto können mehrere Ereignisse liegen:

• Bestellung im Onlineshop
• Zahlung durch die Kundin oder den Kunden
• Versand beziehungsweise Lieferung
• Einbehalt des Geldes durch den Zahlungsanbieter
• Abzug von Transaktionsgebühren
• Auszahlung eines Sammelbetrags
• Retoure oder Teilretoure
• Rückerstattung oder Chargeback

Werden nur die Bankbewegungen betrachtet, sind diese Vorgänge kaum voneinander zu unterscheiden.

E-Commerce-Daten entstehen bereits in einer Buchhaltungslogik

Moderne Shopsysteme und Marktplätze liefern üblicherweise getrennte Erlös- und Zahlungsdaten. Shopify, Amazon und andere Plattformen dokumentieren beispielsweise, wann eine Bestellung angelegt, bezahlt, versendet, storniert oder erstattet wurde.

Auch Zahlungsanbieter wie Stripe, PayPal oder Klarna führen eigene Transaktionskonten. Sie vereinnahmen Zahlungen, ziehen Gebühren ab, behalten gegebenenfalls Reserven ein und zahlen anschließend einen zusammengefassten Betrag auf das Bankkonto aus.

Diese Daten folgen bereits einer Logik, die sich mit Forderungen, Erlösen, Verrechnungskonten und Zahlungseingängen beschreiben lässt. Die doppelte Buchhaltung kann diese Struktur grundsätzlich übernehmen und systematisch weiterverarbeiten.

Bei einer Einnahmen-Ausgaben-Rechnung müssen dieselben Daten dagegen häufig nachträglich in eine reine Ein- und Auszahlungslogik gebracht werden. Dadurch können wichtige Verknüpfungen zwischen Bestellung, Lieferung, Zahlung und Rückerstattung verloren gehen.

Warum Verrechnungskonten in der E-Commerce Buchhaltung wichtig sind

Ein wesentlicher Vorteil der doppelten Buchhaltung liegt in der Verwendung von Verrechnungskonten für Zahlungsanbieter und Marktplätze.

Ein vereinfachtes Beispiel

Eine Bestellung beträgt 120 Euro brutto. Der Zahlungsanbieter behält eine Gebühr von 3 Euro ein und überweist 117 Euro auf das Bankkonto.

1. Der vollständige Verkauf wird als Erlös einschließlich der dazugehörigen Umsatzsteuer erfasst.
2. Die Zahlung wird dem Verrechnungskonto des Zahlungsanbieters zugeordnet.
3. Die Auszahlung von 117 Euro wird mit dem Bankkonto abgestimmt.
4. Die einbehaltene Gebühr von 3 Euro wird gesondert als Aufwand erfasst.
5. Das Verrechnungskonto sollte nach vollständiger Abstimmung ausgeglichen sein.

Würde lediglich die Bankgutschrift von 117 Euro als Einnahme übernommen, wären sowohl der tatsächliche Bruttoumsatz als auch die Gebühr nicht richtig dargestellt. Eine professionell geführte Einnahmen-Ausgaben-Rechnung kann diese Informationen zwar ebenfalls ergänzen, benötigt dafür aber zusätzliche Nebenaufzeichnungen und Abstimmungen.

Bestellungen, Erlöse und Zahlungen bleiben nachvollziehbar

Durch die Trennung der einzelnen Vorgänge lässt sich jederzeit prüfen:

• Welche Bestellungen wurden bereits bezahlt?
• Welche Beträge befinden sich noch bei einem Zahlungsanbieter?
• Welche Gebühren wurden einbehalten?
• Welche Rückerstattungen wurden bereits ausgezahlt?
• Welche Chargebacks sind noch offen?
• Stimmen Shopumsätze, Zahlungsdaten und Bankeingänge überein?
• Wurden Retouren auch umsatzsteuerlich richtig korrigiert?

Gerade bei mehreren Shops, Marktplätzen, Währungen oder Zahlungsanbietern ist diese Abstimmung entscheidend. Differenzen bleiben auf einem Verrechnungskonto sichtbar und können gezielt untersucht werden.

Retouren und Chargebacks in der E-Commerce Buchhaltung

Retouren gehören zu den anspruchsvollsten Bereichen der E-Commerce Buchhaltung. Eine Warenrücksendung kann mehrere Auswirkungen haben:

• Korrektur des ursprünglichen Umsatzes
• Berichtigung der Umsatzsteuer
• Erstellung einer Storno- oder Korrekturrechnung
• Rückzahlung an die Kundin oder den Kunden
• Rückführung der Ware in den Lagerbestand
• zusätzliche Gebühren des Zahlungsanbieters
• zeitliche Differenzen zwischen Retoure und Rückerstattung

Die Rückzahlung allein reicht daher nicht aus, um den Vorgang vollständig abzubilden. Sie muss mit der ursprünglichen Bestellung und der entsprechenden Korrektur verknüpft werden.

In der doppelten Buchhaltung können Bestellung, Erlöskorrektur, Rückzahlung und gegebenenfalls die Bestandsveränderung getrennt erfasst und dennoch miteinander abgestimmt werden.

E-Commerce Buchhaltung und Umsatzsteuer getrennt betrachten

Die Gewinnermittlungsart darf nicht mit der umsatzsteuerlichen Besteuerungsart verwechselt werden. Die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung betrifft die ertragsteuerliche Ermittlung des Gewinns. Die umsatzsteuerliche Unterscheidung zwischen vereinbarten und vereinnahmten Entgelten richtet sich dagegen nach eigenen Vorschriften.

Bei der Sollbesteuerung entsteht die Umsatzsteuerschuld grundsätzlich in Abhängigkeit von der Ausführung der Lieferung oder sonstigen Leistung. Bei der Istbesteuerung ist grundsätzlich die Vereinnahmung des Entgelts maßgeblich. Wird vor der Lieferung eine Anzahlung vereinnahmt, kann die Umsatzsteuerschuld jedoch bereits mit der Vereinnahmung entstehen.

Im klassischen Onlinehandel wird häufig zuerst bezahlt und anschließend geliefert. Zahlungs- und Lieferzeitpunkt liegen daher oftmals nahe beieinander. Sie sind trotzdem getrennt zu dokumentieren, da Stornierungen, Lieferverzögerungen, Vorbestellungen und Teillieferungen zu unterschiedlichen Zeitpunkten führen können.

E-Commerce Buchhaltung bei grenzüberschreitenden Verkäufen

Bei innergemeinschaftlichen Fernverkäufen an Privatpersonen gilt grundsätzlich das Bestimmungslandprinzip. Die Umsatzsteuer ist daher regelmäßig in dem Mitgliedstaat zu berücksichtigen, in dem die Beförderung oder Versendung endet. Die betreffenden Umsätze können unter bestimmten Voraussetzungen über den EU-One-Stop-Shop erklärt werden.

Die österreichische Ist- oder Sollbesteuerung kann dabei nicht undifferenziert auf sämtliche ausländischen Umsätze übertragen werden. Maßgeblich sind die umsatzsteuerliche Einordnung des Umsatzes und die Regeln des jeweiligen Verbrauchsmitgliedstaats.

Für eine belastbare Datenverarbeitung sollten deshalb Liefer- beziehungsweise Leistungsdatum, Zahlungsdatum, Bestimmungsland, Steuersatz, Nettobetrag und Umsatzsteuer sowie spätere Korrekturen je Verkauf vorhanden sein.

Mehr zu grenzüberschreitenden B2C-Umsätzen findest du im Glossareintrag EU-OSS.

Warenbestand und tatsächlicher Periodenerfolg

Für Handelsunternehmen ist außerdem der Warenbestand von Bedeutung. Bei der doppelten Buchhaltung werden vorhandene Warenbestände in der Bilanz ausgewiesen. Der Wareneinsatz wird jener Periode zugeordnet, in der die betreffenden Waren verkauft wurden.

Dadurch lässt sich die wirtschaftliche Entwicklung eines Onlineshops besser beurteilen. Ein hoher Wareneinkauf für das Weihnachtsgeschäft belastet nicht sofort vollständig das Ergebnis, wenn sich die Ware am Bilanzstichtag noch im Lager befindet.

Das verbessert die Aussagekraft von Rohmarge, Wareneinsatzquote, Deckungsbeitrag, Lagerumschlag, Retourenquote und dem Ergebnis pro Vertriebskanal.

Wann eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung ausreichen kann

Die doppelte Buchhaltung ist nicht für jedes E-Commerce-Unternehmen automatisch die richtige Lösung. Eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung kann weiterhin sinnvoll sein, wenn nur wenige Bestellungen verarbeitet werden, lediglich ein Vertriebskanal und ein Zahlungsanbieter genutzt werden, kaum Retouren auftreten und keine komplexen grenzüberschreitenden Umsatzsteuerfälle vorliegen.

Mit zunehmendem Geschäftsvolumen steigt jedoch meist auch die Zahl der Datenquellen. Spätestens bei mehreren Marktplätzen, Zahlungsanbietern, Ländern oder Lagern kann die vermeintlich einfachere Gewinnermittlung einen erheblichen zusätzlichen Abstimmungsaufwand verursachen.

Ist die doppelte Buchhaltung verpflichtend?

Ob eine Verpflichtung zur doppelten Buchführung besteht, hängt unter anderem von der Rechtsform und der Umsatzhöhe ab. Kapitalgesellschaften wie GmbH, FlexCo beziehungsweise FlexKapG und AG sind grundsätzlich unabhängig von ihrem Umsatz rechnungslegungspflichtig.

Für Einzelunternehmen und bestimmte Personengesellschaften gelten Umsatzgrenzen. Eine Rechnungslegungspflicht tritt grundsätzlich bei zweimaligem Überschreiten von 700.000 Euro oder bei einmaligem Überschreiten von 1.000.000 Euro ein. Unternehmen unterhalb dieser Grenzen können sich unter bestimmten Voraussetzungen freiwillig für eine doppelte Buchhaltung entscheiden. Ein Wechsel sollte vorab steuerlich geprüft werden.

Fazit

Eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung kann für einen kleinen und überschaubaren Onlineshop ausreichend sein. Mit wachsender Anzahl an Bestellungen, Zahlungsanbietern, Retouren und grenzüberschreitenden Verkäufen passt ihre reine Zahlungslogik jedoch immer weniger zu den tatsächlich vorhandenen Daten.

Die doppelte Buchhaltung bildet Erlöse, Forderungen, Zahlungen, Gebühren, Bestände und Korrekturen getrennt ab. Dadurch können die vom Shopsystem und von den Zahlungsanbietern erzeugten Daten grundsätzlich in ihrer bestehenden Logik weiterverarbeitet werden.

Der wichtigste Vorteil ist die bessere Nachvollziehbarkeit: Vom einzelnen Verkauf über die Auszahlung bis zur Retoure bleibt sichtbar, welche Vorgänge bereits vollständig abgestimmt wurden und wo noch Differenzen bestehen.

Mehr zu den technischen Datenwegen findest du unter Digitale Buchhaltung und Schnittstellen & digitale Tools.

Häufige Fragen zur E-Commerce Buchhaltung

Ist die doppelte Buchhaltung für jeden Onlineshop verpflichtend?

Nein. Ob eine Verpflichtung besteht, hängt insbesondere von Rechtsform und Umsatzhöhe ab. Auch ohne Verpflichtung kann sie bei komplexen Datenströmen freiwillig sinnvoll sein.

Warum reicht die Bankauszahlung eines Zahlungsanbieters nicht aus?

Eine Auszahlung kann Umsätze, Gebühren, Reserven, Rückerstattungen und mehrere Bestellungen zusammenfassen. Erst die Abstimmung mit den Transaktionsdaten zeigt, wie sich der Betrag tatsächlich zusammensetzt.

Wie werden Retouren richtig verbucht?

Rückzahlung, Erlös- und Umsatzsteuerkorrektur, Storno- oder Korrekturrechnung sowie gegebenenfalls die Rückführung in den Warenbestand müssen aufeinander abgestimmt werden.

Ändert die doppelte Buchhaltung die umsatzsteuerliche Ist- oder Sollbesteuerung?

Nicht automatisch. Gewinnermittlungsart und umsatzsteuerliche Besteuerungsart sind getrennt zu beurteilen.

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