Inventur und Warenbestand

Dein Lager ist voll, die Bestellungen steigen – trotzdem zeigt deine BWA kaum Gewinn? Gerade rund um Black Friday und das Weihnachtsgeschäft kann das an der Erfassung deiner Wareneinkäufe liegen. Eine Inventur schafft die Grundlage für verlässliche Lagerdaten. Zusammen mit der laufenden Lagerbewertung hilft sie dir, Umsätze und Wareneinsatz richtig gegenüberzustellen und deine BWA besser zu verstehen.

Was bedeuten Inventur und Warenbestand?

Bei einer Inventur stellst du fest, welche Waren tatsächlich vorhanden sind. Du erfasst die Mengen, prüfst ihren Zustand und vergleichst die Ergebnisse mit deinen Lageraufzeichnungen. Daraus entsteht die Grundlage für die Bewertung deines Warenbestands.

Im E-Commerce geht es dabei nicht nur um die Produkte in deinem eigenen Lager. Auch Waren bei Amazon FBA oder einem Fulfillment-Dienstleister können zu deinem Bestand gehören. Entscheidend ist, welche Waren deinem Unternehmen wirtschaftlich zuzurechnen sind. Auch Ware unterwegs muss deshalb geprüft werden.

Der Wert ergibt sich grundsätzlich aus den Anschaffungskosten, nicht aus den Verkaufspreisen im Onlineshop. Beschädigte Produkte oder unverkäufliche Restbestände können eine Abwertung erforderlich machen.

Warum ist der Warenbestand für deine BWA wichtig?

Die betriebswirtschaftliche Auswertung, kurz BWA, zeigt dir Umsätze, Kosten und das vorläufige Ergebnis deines Unternehmens. Wie aussagekräftig sie ist, hängt auch davon ab, wie deine Warenbewegungen berücksichtigt werden.

Wareneinkauf und Wareneinsatz sind nicht dasselbe. Wenn du heute Produkte für die nächsten drei Monate einkaufst, sind diese nicht automatisch bereits verkauft. Wird der gesamte Einkauf als Aufwand ausgewiesen, ohne den Lageraufbau zu berücksichtigen, erscheint dein Ergebnis zunächst zu niedrig. In späteren Verkaufsmonaten kann es entsprechend zu hoch ausfallen.

Für eine periodengerechte Auswertung lässt sich der Wareneinsatz vereinfacht so ermitteln:

Anfangsbestand + Wareneinkäufe − Endbestand = Wareneinsatz.

Damit wird berücksichtigt, welcher Warenwert im betrachteten Zeitraum tatsächlich aus dem Bestand abgegangen ist. Bestandsverluste und Abwertungen müssen dabei ebenfalls sachgerecht erfasst werden.

Beispiel: Lageraufbau vor Black Friday

Du bereitest deinen Onlineshop auf Black Friday vor und kaufst größere Mengen ein. Für den betrachteten Monat ergeben sich folgende Werte, jeweils netto und ohne zusätzliche Bestandskorrekturen:

Würde deine BWA stattdessen die gesamten Einkäufe von 60.000 € als Wareneinsatz behandeln, blieben rechnerisch nur 10.000 € Rohertrag. Das würde deine wirtschaftliche Leistung deutlich schlechter darstellen.

Ob die Black-Friday-Aktion insgesamt profitabel war, hängt zusätzlich von Rabatten, Retouren, Werbung, Versand sowie Plattform- und Zahlungsgebühren ab. Hohe Umsätze allein reichen für diese Beurteilung nicht aus.

Warum kann trotz Gewinn das Geld knapp sein?

Auch wenn ein Teil der eingekauften Ware noch im Lager liegt, musst du die Lieferanten möglicherweise bereits bezahlen. Das Geld ist dann im Warenbestand gebunden.

Deshalb kann deine BWA ein positives Ergebnis zeigen, während dein Bankkonto unter Druck gerät. Für die Einkaufsplanung brauchst du sowohl eine aussagekräftige Ergebnisrechnung als auch einen Überblick über Zahlungsziele, offene Rechnungen und verfügbare Liquidität. Besonders vor dem Weihnachtsgeschäft sollten beide Perspektiven zusammengeführt werden.

Muss ich jeden Monat eine Inventur machen?

Für eine belastbare monatliche BWA empfehlen wir, den Warenbestand regelmäßig zu aktualisieren und mit der Buchhaltung abzustimmen. Das bedeutet nicht, dass du jeden Monat dein gesamtes Lager körperlich zählen musst.

Eine verlässlich geführte Warenwirtschaft kann laufende Bestandsmengen und Bewertungen liefern. Inventuren kontrollieren, ob die aufgezeichneten Bestände tatsächlich vorhanden sind. Welche Inventurverfahren zulässig sind, hängt von den gesetzlichen Voraussetzungen ab.

Bei einer österreichischen Einnahmen-Ausgaben-Rechnung besteht grundsätzlich keine Inventurpflicht. Für die betriebswirtschaftliche Beurteilung deines Onlineshops können Bestandsdaten trotzdem sinnvoll sein. Eine solche Auswertung ist von der steuerlichen Gewinnermittlung zu unterscheiden.

Wie werden aus Lagerdaten bessere Entscheidungen?

Entscheidend ist, dass Warenwirtschaft, Lager und Buchhaltung zusammenarbeiten. Für eine belastbare Auswertung brauchst du je Artikel nachvollziehbare Mengen, Einstandspreise und einen einheitlichen Auswertungsstichtag. Retouren, Fehlbestände und beschädigte Produkte müssen ebenfalls berücksichtigt werden. Der Abgleich zwischen Zählung und Warenwirtschaft hilft, Abweichungen zu erkennen und die Bestandsdaten zu berichtigen. So kannst du besser beurteilen, welche Artikel sich rechnen, wo Kapital gebunden ist und wann eine Nachbestellung sinnvoll wird.

Wir unterstützen dich dabei, deine Bestandsdaten in die digitale Buchhaltung einzubinden. Damit deine BWA dir hilft, deinen Onlineshop zu steuern – vor Black Friday genauso wie im restlichen Jahr.